Events & Design

Räätälöidyt yritystapahtumat

Sceneve Oy on Kristian Björkin luotsaama yritystapahtumien konsultointiin ja toteutukseen erikoistunut kotimainen yritys. Sceneve toteuttaa yksilöllisiä, asiakaskohtaisesti räätälöityjä yritystapahtumia.

Yrityksen kokenut ja monipuolinen yhteistyöverkosto on sisällöllisesti ja maantieteellisesti laaja – yritystapahtuman järjestäminen missä tahansa mittakaavassa onnistuu joustavasti ja kustannustehokkaasti.

Ideoimme, suunnittelemme ja toteutamme yritystapahtumat rohkealla asenteella. Tarjoamme jokaiselle asiakkaalle uniikin ja kustannustehokkaan ratkaisun. Tunnemme huomisen digitaaliset mahdollisuudet ja lähes mahdoton on meille arkipäivää.

Kuka on Kristian Björk

Kristian Björk, Sceneve Oy:n toimitusjohtaja, on tapahtumakonsultoinnin ammattilainen. Tapahtumakonsultin työssä Kristian auttaa yrityksiä yksilöllisten ja elämyksellisten tapahtumien suunnittelusta presentaatioiden digitalisointiin.

Työurallaan Kristian Björk on nähnyt ja kokenut harvinaisen paljon tapahtumien ja tilaisuuksien saralta. Tähän sisältyy pitkä tovi elämää kotimaisissa ja ulkomaisissa seurapiireissä sekä suurenluokan yleisötapahtumissa. Siellä jos missä näkee kaikenlaista. Kristianin jalat pysyvät silti tukevasti maassa.

Asiakkaille pitkästä ja monipuolisen kirjavasta kokemuksesta on rahanarvoista hyötyä. Vasta nähtyä maailmanluokan yltäkylläisyyden hyvässä ja huonossa, on mahdollista sanoa mikä toimii ja mikä ei, mikä kannattaa ja mikä ei. Ilman kertynyttä kokemusta näkemykset toteutettavista mahdollisuuksista olisivat paljon suppeampia. Ilman näkemystä olisi luonnollista, että pian alkaisi toistaa itseään, toteaa Kristian.

Sceneve ei kuitenkaan tarjoa kaikkea kaikille, vaan ammattitaitoaan hyödyntäen sopivasti jotain jokaiselle. Sceneven yritystapahtumien järjestämiseen liittyviä palveluja käyttävät laajasti eri kokoluokkien ja eri toimialojen yritykset. Menestyminen ja menestyjänä pysyminen vaatii yrityksiltä pientä ponnistelua myös yritystapahtumien saralla. Kristian ratkaisee asiakkaidensa haasteet lyömällä rohkeat, mutta toimivat ratkaisut pöytään. Sceneve toteuttaa yritystapahtumat Helsinkiin ja muualle Suomeen samalla intohimolla ja rohkeudella.

Yritystapahtumissa mielikuvitus on rajallinen tuote

Asiakkaiden omassa liiketoiminnassa on tarpeellista pitää focus tiukasti omassa tekemisessä ja bisneksen pyörittämisessä. Yritystapahtumissa tämä focus pitäisi yhtäkkiä osata siirtää aivan toisaalle ja aivan toiselle tasolle. Silloin markkinointipäälliköiden ja yritysten in-house tapahtumakoordinaattoreiden mielikuvituksen raja tulee vastaan. Tämä on täysin ok ja ihan yleistä, toteaa Kristian. Ihmiset ovat kiireisiä. Astuminen pois omalta osaamisalueelta sekoittaa rutiinit.

Rikkaalla mielikuvituksella ryyditetty tapahtumakonsultti tarjoaa erilaisen, rohkean ja sopivasti rajat rikkovan näkemyksen. Juuri sitä yleensä kaivataankin. Ja tietysti sitä, että asiat etenee sulavasti. Me haluamme auttaa asiakkaitamme ja tarjota pöytään toimivat ratkaisut.

Yritystapahtuman järjestäminen ja tylsät toimialat

yritystapahtuman järjestäminen ei tunne sellaista käsitettä kuin tylsät toimialat, toteaa Kristian. Itse asiassa, jos jotain toimialaa haluaa yleistäen pitää tylsänä, niin tylsähän on hyvä! Me emme missään nimessä tavoittele vain upeita keikkoja. Suurin osa asiakkaistamme pyörittää aivan arkipäiväisiä yrityksiä – ja se on hienoa! Hyvällä mielikuvituksella arkisesta saadaan tehtyä mahtavia ja kekseliäitä juttuja. juuri arkipäiväisillä toimialoilla on paras mahdollisuus yllättää niin yrityksen oma henkilöstö kuin yritykset sidosryhmät ja asiakkaat hieman erilaisessa ympäristössä, silti pysyen oman ”viihdemukavuusalueen” sisällä. Tarvitsee vain hetkeksi astua ulos omasta normaalista. Tässä autamme asiakasyrityksiä onnistumaan.

Miten alkaa yritystapahtuman yhteistyö?

Mikäli yritystapahtumasi kolkuttaa jo ovella, on korkea aika aktivoitua ja miettiä missä määrin tarvitset apua oman yritystapahtumasi kanssa.

Tutustu siis seuraavaksi miten alkaa tapahtuman yhteistyö!

Yritystapahtuman osittaisessa toteutuksessa vastaamme erikseen sovitusta osa-alueesta konsultoinnista käytännön toteutukseen. Puhtaassa tapahtumakonsultoinnissa konsultoimme ja mentoroimme yrityksenne omaa henkilökuntaa askel askeleelta palvelumuotoilun tavoin. Konsultoiden manageroimme yritystapahtuman yhdessä kanssanne alusta loppuun.

Yritystapahtuman osittainen toteutus ja puhdas tapahtumakonsultointi ovat kustannustehokkaita tapoja saada asioita eteenpäin, samalla helpottaen omaa työkuormaa.

Miten suunnitelen yritystapahtuman?

Tämän kysymyksen kuulemme varsin usein.

Kysymyksen inspiroimina koostimme lyhyen muistilistan yritystapahtumien tee-se-itse naisille ja miehille.

Hypätään siis tapahtumien maailmaan!

Yritystapahtuman aihe ja tavoite

Yritystapahtuman aihe ja tavoite toimivat kaiken perustana. Ne sanelevat mitä kaikkea yritystapahtumaan tarvitaan ja mitä halutaan saada aikaiseksi.

Aloita esittämällä itsellesi muutama kysymys. Mikä on yritystapahtuman realistinen tavoite? Mikä asia sai sinut aktivoitumaan ja etenemään tapahtuman kanssa? Haluatko lisätä yrityksesi bränditunnettuutta? Onko yrityksesi lanseeraamassa uuden tuotteen tai palvelun? Haluatko verkostoitua yrityksesi tärkeiden sidosryhmien kanssa?

Päätä mitä haluat saavuttaa ja miten yritystapahtuma voi auttaa asian toteuttamisessa. Jos kyseessä on vuosittaiset messut tai muu iso vuosittain toistuva tapahtuma, voi olla tärkeintä pitää kävijämäärä tasaisessa kasvussa edelliseen vuoteen verrattuna.

Mikäli kyse on erityistapahtumasta yrityksen tärkeille sidosryhmille, on tärkeää saada paikalle juuri oikea kohderyhmä ja maksimoida kohderyhmästä saatava hyöty.

Entä myytkö yritystapahtumaan lippuja? Haluatko tapahtumalta tuloja tai voittoa? Tällöin tähdätään vain suureen osanottajamäärään. Suuri osanottajamäärä tarkoittaa myös mittavia panostuksia yritystapahtuman markkinointiin. Huomio tämä budjetissasi.

Yritystapahtuman resurssit

Yritystapahtumien resursseilla tarkoitetaan pääosin henkilöresursseja. Jotta yritystapahtumasta tulee totta, tarvitset avuksesi tehokkaan ja toimivan tiimin. Yritystapahtumat ovat vaativia. Eri roolit vaativat asiantuntijatason osaamista. Tarvitaan kokeneita ammattilaisia, jotka hoitavat omat tehtävänsä rutiininomaisesti ja asiantuntevasti.

Suuremmissa tapahtumissa, myös yritystapahtumissa, ovat mukana esimerkiksi promootiokoordinaattorit, ohjelmakoordinaattorit, markkinointikoordinaattorit, mainostoimistot, viestintätoimistot, järjestyksen valvojat, hospitality-vastaavat, varuste- ja tekniikkavastaavat, tapahtumapaikan vastaavat, kaupallisesta yhteistyöstä vastaavat ja niin edelleen. Paljon henkilöresursseja siis, ja koska sinä vastaat loppupeleissä koko yritystapahtumasta, vastaat myös tiimin palkkaamisesta ja hallinnoimisesta. Mikäli johdat tätä orkesteria, yritystapahtuman eri sidosryhmät raportoivat tekemisistään suoraan sinulle.

Monipuolisten henkilöresurssien lisäksi tarvitset siten myös osaamista yritystapahtuman järjestämisestä ja hallinnoimisesta, koska muutoin ennen kuin huomaatkaan, jo kiireinen päiväsi muuttuu kaaokseksi.

Yritystapahtuman paikka ja ajankohta

Kaikissa tapahtumissa tapahtumapaikka on olennainen osa onnistumista. Tapahtumapaikan osalta ei luonnollisesti kannata eikä pysty takertua vain yhden yrityksen tarjoamiin vaihtoehtoihin. Jokaiseen yritystapahtumaan tulee mukautua yksilöllisesti ja asiakaskohtaisesti. Kun etsit sopivaa paikkaa, laadi aluksi lista tärkeimmistä asioista joita tapahtumapaikassa tulee olla tai mitä paikan päällä tulee olla mahdollista toteuttaa.

Pohdi esimerkiksi seuraavia asioita. Miten paljon tarvitset tilaa ja minkälaista tilaa sen tulee olla. Tarvitsetko esimerkiksi vain tyhjää tilaa vai toisistaan eristettyjä alueita? Minkälaisia viranomaisrajoituksia tilalla on? Onko tilalla tarjota valmiina kalusteita, tekniikka tai palveluja? Onko jo myöhäistä varata tila? Varmista hyvissä ajoin etukäteen, että tila on vapaana.

Toisiin tiloihin kuuluu ennakkovarausmaksu – selvitä ennakkomaksu ajoissa. Mikäli kyseessä iso yritystapahtuma keskellä metsää, onko jotain mikä voi aiheuttaa yllättäviä ongelmia? Esimerkiksi matkapuhelinverkkojen kapasiteetti. Miten vieraat saapuvat yritystapahtumaan – onko tapahtumapaikalla tilaa isoille linja-autoille tai sadoille henkilöautoille?

Mikäli kaikki tämä tuntuu haastavalta johtuu siitä, että se on haastavaa.

Kun apu on paikallaan, ota yhteyttä.

Me olemme yritystapahtumien ammattilaisia.

Kysäisehän sinäkin neuvoa Kristianilta!